La prise de rendez-vous gérée de bout en bout, sans secrétariat
Du premier message du client au rendez-vous inscrit dans l'agenda, sans un seul aller-retour manuel. Déployé pour un cabinet juridique et un centre de formation.
Un cabinet juridique et un centre de formation, confrontés au même problème : des demandes de rendez-vous qui arrivent à toute heure et un agenda tenu à la main.
Ce qui se passait avant
Une demande de rendez-vous arrive par message, souvent le soir. Il faut la lire, consulter l'agenda, proposer des créneaux, attendre la réponse, découvrir que le créneau ne convient plus, en reproposer d'autres. Trois allers-retours pour poser une heure dans un calendrier.
Avec un agenda tenu manuellement, s'ajoutait le risque du doublon — deux personnes convoquées au même moment, découvert le jour même.
Le système mis en place
Le client écrit, l'agent IA comprend la nature de la demande, consulte les disponibilités réelles dans l'agenda et propose des créneaux qui existent vraiment. Une fois le créneau choisi, il inscrit directement le rendez-vous dans le calendrier — Notion ou Google Calendar selon la structure — et envoie la confirmation.
Le processus est le même quelle que soit l'heure à laquelle le client écrit.
Ce que ça a changé
Plus aucun aller-retour manuel : du premier message au rendez-vous posé dans l'agenda, tout est automatique. Les doublons ont disparu, puisque l'agent lit l'agenda réel avant de proposer quoi que ce soit.
Le même schéma se transpose à presque toutes les activités sur rendez-vous — c'est l'un des systèmes les plus rapides à déployer.